Inspección de Trabajo: sanciones y cómo preparar el control horario

¿Cómo Funciona una Inspección de Trabajo?

Una inspección de trabajo puede ser programada o sorpresa. En ambos casos, el inspector tiene amplios poderes para verificar el cumplimiento de la normativa laboral, incluido el registro horario.

Tipos de Inspección

• Inspección programada: La empresa recibe notificación previa (normalmente 24-48 horas)
• Inspección sorpresa: El inspector se presenta sin aviso previo
• Inspección por denuncia: Motivada por queja de un trabajador o sindicato
• Inspección documental: Solicitud de documentación por vía electrónica

Proceso de una Inspección Presencial

1. Identificación del inspector: Muestra su credencial oficial
2. Comunicación del objeto: Explica el motivo de la inspección
3. Solicitud de documentación: Pide los registros horarios y otros documentos
4. Entrevistas con trabajadores: Puede hablar con empleados de forma privada
5. Verificación in situ: Comprueba el sistema de fichaje
6. Acta de inspección: Documenta los hallazgos
7. Requerimiento o sanción: Puede dar plazo para corregir o sancionar directamente

Qué Documentos Solicita la Inspección

Durante una inspección de control horario, el inspector solicitará:

Documentación Obligatoria

• Registros de jornada: De los últimos 4 años (mínimo)
• Contratos de trabajo: De todos los empleados
• Nóminas: Para verificar horas extraordinarias
• Calendario laboral: Con festivos y vacaciones
• Convenio colectivo aplicable: Para verificar jornada máxima
• Política de registro horario: Procedimiento interno de fichaje

Errores Comunes que Generan Sanciones

1. Registros incompletos o inconsistentes

Error: No registrar entradas/salidas con precisión o faltar días sin justificar.

Sanción: Infracción grave (rango general LISOS)

Solución: Procedimientos claros y registros completos.

2. Registros manipulados sin trazabilidad

Error: Modificaciones sin justificación ni rastro de cambios.

Sanción: Puede agravar la calificación de la infracción.

Solución: Registro con trazabilidad y política de cambios.

3. No conservar registros 4 años

Error: Borrar o no tener acceso a registros de años anteriores.

Sanción: Infracción grave (rango general LISOS)

Solución: Almacenamiento en la nube con backup automático.

4. No facilitar acceso al trabajador

Error: Los empleados no pueden consultar sus propios fichajes.

Sanción: Infracción grave (rango general LISOS)

Solución: App móvil o portal web donde cada empleado vea sus registros.

5. Horas extraordinarias no declaradas

Error: El registro muestra más horas trabajadas que las declaradas en nómina.

Sanción: Puede derivar en sanciones y reclamaciones salariales

Solución: Sistema que calcule automáticamente horas extra y alerte.

Rango sancionador (LISOS)

Las infracciones por registro de jornada se encuadran como graves y pueden sancionarse, con carácter general, entre 626€ y 6.250€. La cuantía depende de la gravedad y circunstancias del caso.

Checklist Anti-Inspección

Usa esta lista para verificar que tu empresa está preparada:

Antes de la Inspección

• ☐ Sistema de fichaje 100% digital implementado
• ☐ Todos los empleados saben cómo fichar correctamente
• ☐ Registros de los últimos 4 años accesibles
• ☐ Política de registro horario documentada por escrito
• ☐ Verificado que no hay discrepancias entre fichajes y nóminas
• ☐ Sistema permite exportar informes fácilmente
• ☐ Cada trabajador puede acceder a sus propios registros
• ☐ Backup de datos actualizado

Durante la Inspección

• ☐ Colaborar plenamente con el inspector
• ☐ Facilitar toda la documentación solicitada
• ☐ Demostrar el funcionamiento del sistema digital
• ☐ Mostrar la trazabilidad de modificaciones
• ☐ Explicar el procedimiento de fichaje
• ☐ No ocultar información

Después de la Inspección

• ☐ Leer detenidamente el acta de inspección
• ☐ Si hay requerimientos, cumplirlos en plazo
• ☐ Si hay sanción, valorar alegaciones con asesor laboral
• ☐ Corregir cualquier deficiencia detectada

Preguntas Frecuentes

¿Pueden inspeccionar sin avisar?

Sí. La Inspección de Trabajo puede presentarse sin aviso previo en cualquier momento del horario laboral.

¿Qué pasa si no tengo los registros de hace 4 años?

Es una infracción grave. La ley obliga a conservar los registros durante 4 años. Si no los tienes, puedes ser sancionado.

¿Pueden hablar con mis empleados sin mi presencia?

Sí. El inspector puede entrevistar a los trabajadores de forma privada para verificar que el sistema de fichaje se usa correctamente.

¿Puedo corregir errores antes de que sancionen?

Depende. Si el inspector emite un requerimiento (no sanción directa), tienes un plazo para corregir. Si sanciona directamente, puedes presentar alegaciones.

¿Las sanciones se pueden recurrir?

Sí. Tienes derecho a presentar alegaciones ante la Inspección y, si no prospera, recurrir ante los tribunales. Es recomendable contar con asesor laboral.

Cómo Preparar tu Empresa

Paso 1: Audita tu Sistema Actual

• Revisa si cumple con todos los requisitos legales
• Verifica que los registros sean completos y precisos
• Comprueba que tienes datos de los últimos 4 años

Paso 2: Implementa un Sistema Digital Certificado

• Elige software con trazabilidad y registro de cambios
• Asegúrate de que permite exportar informes
• Verifica que los trabajadores puedan acceder a sus datos

Paso 3: Forma a tu Equipo

• Explica la importancia del fichaje correcto
• Enseña cómo usar el sistema
• Establece protocolos claros

Paso 4: Realiza Simulacros

• Practica generar los informes que pediría un inspector
• Verifica que puedes acceder a todos los datos rápidamente
• Identifica y corrige posibles problemas

Fuentes oficiales

• Real Decreto-ley 8/2019 (registro de jornada)
• Estatuto de los Trabajadores (art. 34)
• LISOS (régimen sancionador laboral)