Dar de alta a una empresa es solo una parte de la implantación. El registro empieza a ser útil cuando la plantilla sabe cómo fichar, un responsable revisa los olvidos y el despacho puede obtener la información del periodo que necesita.
1. Recoge la información de cada empresa
- Plantilla que va a utilizar el sistema y personas que tramitan sus altas y bajas.
- Centros de trabajo, horarios y turnos, incluidos los que cruzan la medianoche.
- Pausas y criterios aplicables a su cómputo, según la organización de la jornada y el convenio.
- Medios disponibles: ordenador, móvil o un dispositivo compartido en el centro.
- Responsable del cliente y personas del despacho que necesitan acceso.
Evita copiar los horarios de una empresa a otra sin revisarlos. La configuración debe reflejar la jornada de ese cliente; un horario previsto no demuestra por sí solo el tiempo trabajado.
2. Reparte las tareas entre empresa y gestoría
Acuerda quién mantiene la plantilla, quién resuelve incidencias y quién prepara informes. Para una corrección, define cómo confirma el cliente lo ocurrido y cómo queda constancia del motivo.
La empresa sigue obligada a garantizar el registro diario. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores exige recoger el inicio y el final de la jornada, conservar los registros cuatro años y mantenerlos disponibles para las personas trabajadoras, sus representantes y la Inspección.
3. Organiza los accesos y el tratamiento de datos
Utiliza cuentas personales y concede acceso solo a quienes lo necesiten. Comprueba que el responsable de un cliente no pueda consultar otras empresas de la cartera y prevé cómo retirar los permisos al terminar la relación.
Si la asesoría trata los datos por cuenta de la empresa y siguiendo sus instrucciones, debe formalizarse el encargo de tratamiento conforme al artículo 28 del RGPD. Define también la intervención del proveedor del software y las condiciones de devolución o supresión de datos, respetando las obligaciones de conservación.
La plantilla debe recibir información sobre el tratamiento de sus datos. La guía de la AEPD sobre relaciones laborales, en su apartado de registro de jornada, explica la limitación de finalidad y el acceso a la información. No actives funciones de localización por defecto sin analizar su necesidad y las obligaciones que conllevan.
4. Prueba la forma de fichar con el cliente
Haz una prueba desde los equipos que se usarán realmente. Comprueba una entrada, una salida y, cuando corresponda, las pausas. Verifica que cada empleado entiende cuándo debe registrar una acción y qué hacer si se equivoca o pierde la conexión.
En un dispositivo compartido, revisa su ubicación y cómo se identifica cada persona. Si hay trabajo fuera del centro, comprueba el acceso desde móvil y acuerda un procedimiento para comunicar las incidencias.
5. Revisa una incidencia y un informe completo
Antes de ampliar el uso, recorre un olvido de fichaje desde su comunicación hasta su resolución. Comprueba los permisos de quien lo corrige y la trazabilidad del cambio.
Después, genera el informe de la empresa y del periodo elegido. Revisa empleados incluidos, fechas y registros pendientes. Si hay turnos nocturnos, comprueba expresamente cómo aparecen. Acuerda un canal de entrega con acceso limitado a los destinatarios.
6. Deja previsto el mantenimiento y la salida
Establece una revisión periódica de empleados, accesos e incidencias. Al incorporar otra empresa, repite las comprobaciones; no basta con aumentar el número de plazas.
Si el cliente cambia de asesoría o deja de usar la herramienta, concreta cómo obtendrá sus registros, quién se ocupará de conservarlos y cuándo se retirarán los accesos del despacho.
De la prueba a la cartera multiempresa
En RegistraHora para gestorías y asesorías puedes organizar las empresas vinculadas al despacho y sus plazas. Para preparar la incorporación, cuéntanos cuántas empresas tienes y el tamaño aproximado de sus plantillas.
Si también estás definiendo el servicio que ofrecerás, consulta cómo ofrecer o revender control horario a tus clientes.