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Las dos versiones tienen los mismos campos. Úsalas libremente en tu empresa: no hace falta registrarse.
Qué debe incluir una hoja de registro horario
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores pide poco, pero lo pide para cada persona y cada día:
Obligatorio
- Identificación de la empresa y del centro de trabajo.
- Identificación de la persona trabajadora.
- La fecha de cada jornada.
- La hora concreta de inicio y de finalización. No vale anotar «8 horas» ni copiar el horario teórico.
Muy recomendable
- Pausas que no computan como trabajo efectivo (comida, jornada partida).
- Horas extraordinarias o complementarias, separadas de las ordinarias.
- Incidencias: vacaciones, bajas, permisos, teletrabajo, correcciones y quién las hace.
- Firma del trabajador y de la empresa al cierre de cada mes.
Cómo rellenarla bien
- Una hoja por persona y mes. En el Excel, duplica la pestaña «Registro mensual».
- Anota la hora real, el mismo día. Un registro rellenado a final de mes con un «9:00 – 17:00» idéntico en todas las filas es justo lo que la Inspección pone en duda.
- Usa «Observaciones» para todo lo que se salga de lo normal: una salida anticipada, un día de teletrabajo, una corrección de un fichaje olvidado.
- Firmad al cierre de mes y guarda la hoja firmada (escaneada si es en papel).
- Archívala cuatro años en un lugar al que puedan acceder la plantilla, sus representantes y la Inspección.
¿Es legal llevar el registro en Excel o en papel?
Hoy, sí. La ley no obliga a usar un formato concreto. Lo que exige, siguiendo la sentencia del Tribunal de Justicia de la UE de mayo de 2019, es un sistema objetivo, fiable y accesible. Una hoja de cálculo puede cumplirlo, pero tiene tres puntos débiles:
- Se puede modificar sin dejar rastro. Si hay una reclamación de horas extra, la empresa difícilmente podrá demostrar que el registro no se retocó después.
- Depende de la disciplina de cada persona. Los olvidos se rellenan «de memoria» y el registro deja de reflejar la jornada real.
- El acceso es complicado: cada trabajador tiene derecho a consultar sus registros y la Inspección puede pedirlos en cualquier momento.
Ojo con lo que viene. El Real Decreto de registro horario digital en tramitación prevé que el registro sea electrónico, con trazabilidad de los cambios y acceso remoto para la Inspección. Si se aprueba así, las plantillas en papel y Excel dejarán de servir tras el plazo de adaptación. Consulta el estado actual.
Plantilla frente a software de control horario
| Plantilla Excel / papel | Software de fichaje | |
|---|---|---|
| Coste | Gratis | Desde 100 €/año en RegistraHora |
| Hora real del fichaje | Depende de quien la anota | La pone el sistema |
| Historial de cambios | No | Sí, con autor y fecha |
| Acceso del trabajador | Pidiendo la hoja | Desde su móvil, cuando quiera |
| Informe para la Inspección | Recopilar y escanear | Un clic |
| Preparado para el registro digital | No | Sí |
Para una empresa de dos o tres personas con horario fijo, una plantilla bien llevada puede ser suficiente hoy. A partir de ahí, o en cuanto haya turnos, teletrabajo o horas extra, el tiempo que se pierde rellenando, recogiendo firmas y cuadrando totales suele costar más que un software.
Preguntas frecuentes
¿Es legal llevar el registro horario en Excel?
Sí, hoy lo es. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores no impone un formato, siempre que el registro recoja la hora real de inicio y fin de cada jornada y sea objetivo, fiable y accesible. El Real Decreto de registro digital que está en tramitación prevé dejar fuera las hojas de cálculo editables, pero todavía no se ha aprobado.
¿Hay que registrar las pausas?
No con carácter general. La ley exige la hora de inicio y de finalización. Las pausas conviene anotarlas cuando no computan como tiempo de trabajo, porque si no la jornada registrada parecerá más larga de lo que es, y son obligatorias si tu convenio colectivo lo exige.
¿Tiene que firmar el trabajador la hoja de registro?
La ley no lo exige expresamente, pero es la forma más sencilla de demostrar que el registro refleja lo que el trabajador reconoce como su jornada. En un registro en papel o Excel, la firma mensual es casi imprescindible para que tenga valor como prueba.
¿Cuánto tiempo hay que guardar las hojas de registro?
Cuatro años, a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo.
¿Sirve la misma plantilla para trabajadores a tiempo parcial?
Sí, pero además del registro diario tendrás que totalizar las horas cada mes y entregar una copia del resumen junto con la nómina (art. 12.4.c del Estatuto). La plantilla ya suma el total mensual.