Estado Actual del Real Decreto
Importante: A fecha de diciembre de 2025, este Real Decreto está en fase de proyecto y tramitación. Aún no ha sido publicado en el BOE, por lo que no es exigible legalmente. Se espera su aprobación y entrada en vigor para principios de 2026.
¿Qué está pasando con el registro de jornada?
Desde mayo de 2019, todas las empresas en España están obligadas a llevar un registro diario de la jornada laboral según el Real Decreto-ley 8/2019. Sin embargo, la normativa actual no especifica si este registro debe ser digital o en papel, solo exige que sea:
- Objetivo y fiable
- No manipulable a posteriori
- Accesible para trabajadores, representantes legales e Inspección de Trabajo
- Conservado durante 4 años
Esto ha permitido que muchas empresas sigan utilizando sistemas en papel, siempre que cumplan con estos requisitos de fiabilidad y trazabilidad.
¿Qué cambia con el nuevo Real Decreto?
El proyecto de Real Decreto que está tramitando el Ministerio de Trabajo introduce cambios significativos:
1. Registro Digital Obligatorio
El nuevo Real Decreto establece que el registro de jornada debe ser digital como regla general. El papel solo se admitirá de forma excepcional en caso de:
- Incidencias técnicas temporales
- Fallos del sistema informático
- Con obligación de volcar posteriormente los datos al sistema digital
💡 Dato clave: El registro digital no es solo una recomendación, será un requisito legal obligatorio para todas las empresas, independientemente de su tamaño.
2. Requisitos del Sistema Digital
El sistema de registro digital deberá cumplir con las siguientes características:
- Personal y directo: El trabajador debe fichar personalmente, no puede hacerlo otra persona
- Inmediato: El registro debe hacerse en el momento de inicio y fin de jornada
- Hora y minuto exactos: No valen aproximaciones, debe registrar hora y minuto
- Incluir pausas: Descansos, tiempos no productivos, etc.
- Distinguir tipos de horas: Ordinarias, extraordinarias, complementarias
- Registrar modalidad: Presencial, teletrabajo, trabajo híbrido
3. Conservación y Acceso
El Real Decreto refuerza las obligaciones de conservación y acceso:
- Conservación 4 años: Todos los registros deben almacenarse de forma segura
- Acceso inmediato del trabajador: Cada empleado debe poder consultar su registro en cualquier momento
- Acceso de representantes legales: Sindicatos y comités de empresa
- Acceso remoto de la Inspección: La Inspección de Trabajo podrá solicitar los datos de forma telemática
¿Cuándo entra en vigor?
Según el borrador del Real Decreto:
- El Real Decreto entrará en vigor 20 días después de su publicación en el BOE
- El Gobierno y fuentes del Ministerio estiman que la publicación será a finales de 2025 o principios de 2026
- Actualmente está en fase de:
- Consulta pública (finalizada)
- Audiencia e información pública (finalizada)
- Pendiente de informes del Consejo de Estado
- Pendiente de aprobación en Consejo de Ministros
⚠️ Importante: Aunque el Real Decreto aún no está publicado, es muy recomendable que las empresas empiecen a prepararse ahora. La transición de papel a digital puede llevar tiempo y requiere formación del personal.
¿Qué pasa si no cumplo?
Las sanciones por no llevar correctamente el registro de jornada ya están establecidas desde 2019:
- Infracción grave: Entre 626€ y 6.250€ por cada trabajador afectado
- Reincidencia: Las sanciones pueden aumentar
- Inspección de Trabajo: Puede solicitar los registros en cualquier momento
Con el nuevo Real Decreto, no tener un sistema digital (salvo excepciones justificadas) también será motivo de sanción.
¿Cómo preparar tu empresa?
Si tu empresa todavía usa papel o un sistema manual, estos son los pasos que debes seguir:
1. Evalúa tu sistema actual
- ¿Es fiable y no manipulable?
- ¿Conservas los datos 4 años?
- ¿Puedes proporcionar acceso inmediato a la Inspección?
2. Elige un software de registro digital
- Que cumpla con todos los requisitos legales
- Fácil de usar para los empleados
- Con app móvil para teletrabajo
- Con geolocalización opcional
- Que genere informes automáticos
3. Forma a tu equipo
- Explica cómo funciona el nuevo sistema
- Resuelve dudas sobre el fichaje digital
- Establece protocolos claros
4. Haz pruebas antes de la entrada en vigor
- Prueba el sistema con un grupo reducido
- Verifica que los datos se registran correctamente
- Asegúrate de que los informes son correctos
REGISTRAHORA ya cumple con el futuro Real Decreto
Nuestro sistema está diseñado para cumplir con todos los requisitos del nuevo Real Decreto:
- ✅ Registro digital personal e inmediato
- ✅ Hora y minuto exactos
- ✅ App móvil con geolocalización
- ✅ Conservación segura 4 años
- ✅ Acceso inmediato para trabajadores e Inspección
- ✅ Informes automáticos listos para presentar
Preguntas Frecuentes
¿El papel queda completamente prohibido?
No completamente. El papel se podrá usar de forma excepcional en caso de incidencias técnicas, pero deberás volcar los datos al sistema digital posteriormente. Como regla general, el registro debe ser digital.
¿Aplica a todas las empresas?
Sí, el Real Decreto aplicará a todas las empresas en España, independientemente de su tamaño. Desde autónomos con un empleado hasta grandes corporaciones.
¿Qué pasa con el teletrabajo?
Los empleados en teletrabajo también deben registrar su jornada digitalmente. Por eso es importante que el sistema tenga app móvil o acceso web desde cualquier lugar.
¿Necesito hardware especial?
No necesariamente. Un software en la nube como REGISTRAHORA funciona desde cualquier ordenador, tablet o móvil con conexión a internet. No necesitas instalar terminales físicos (aunque puedes si lo prefieres).
¿Cuánto tiempo tengo para adaptarme?
Una vez publicado el Real Decreto en el BOE, tendrás 20 días. Sin embargo, es muy recomendable empezar a prepararte ahora, ya que la transición puede llevar varias semanas.
Conclusión
El registro digital de jornada será obligatorio en 2026. Aunque el Real Decreto aún no está publicado oficialmente, todo indica que su aprobación es inminente. Las empresas que se adelanten y digitalicen su registro ahora tendrán ventaja:
- Evitarán el estrés de una transición de última hora
- Podrán formar a su equipo con calma
- Estarán preparadas para cualquier inspección
- Mejorarán la gestión de RRHH desde ya
No esperes a que sea obligatorio. Empieza a digitalizar tu control horario hoy y asegura el cumplimiento legal de tu empresa.